Coworkingowy słowniczek

 

Coworking na rynku funkcjonuje już drugą dekadę, w dużych miastach są dziesiątki miejsc w których można skorzystać z hotdesków, mikrobiur, dedyków, stref chillout, callbox, powierzchni flex. Reklama kusi rozliczeniami allinclusive, abonamentem. Gubisz się w tych pojęciach? No to wyjaśniamy!

foto: biurco z pomocą AI
 

Bogata oferta coworkingu i jego już całkiem długa tradycja wcale nie oznaczają, że każdy wie o co chodzi, tym bardziej, że w komunikacji marketingowej pojawia się wiele haseł o różnym znaczeniu. Postaramy się wyjaśnić.

Po pierwsze coworking - co to własciwie jest?

Po pierwsze coworking - co to własciwie jest? Idea która wyrosła na początku wieku ze środowiska programistów i innych wolnych zawodów zmaterializowała się w Stanach Zjednoczonych - ludzie szukający kontaktu, interakcji ale też wygody w pracy i ucieczki z domu zaczęli organizować miejsca w których mogli pracować, spotykać się, inspirować i współpracować. Pomysł był tak dobry a potrzeba tak wielka, że w ciągu paru lat coworking przeszedł drogę od nieformalnych, oddolnych inicjatyw zajmujących stare magazyny i poddasza do komercyjnych biur, które w przystępnych cenach oferowały dobrą, biurową infrastrukturę i wspaniałą, aktywną społeczność. Dzisiaj, po dwóch dekadach biura coworkingowe i różne pokrewne przestrzeni i koncepty biurowe to cały przemysł i rynek biurowych przestrzeni elastycznych.

Coworking na język polski można by przetłumaczyć jako wspólne pracowanie - bowiem z własnej woli i chęci spotykają się osoby niepowiązane ze soba zawodowo, czasem wręcz z różnych branż, które korzystając ze wspólnego lokalu i infrastrultury biurowej wspólnie spędzają czas w pracy. Mogą przy tym ze sobą współpracować ale wcale nie muszą - ważna jest po prostu bieżąca interakcja.

Więcej o historii coworkingu dowiesz się z naszego artykułu sprzed lat Historia coworkingu a dziś spróbujemy opisać i wyjaśnić kilka pojęć z jakimi spotkasz się szukając biura elastycznego lub coworkingu.

Przestrzeń coworkingowa

Miejsce w którym odbywa się coworking, w każdej formie. Może być to jedno pomieszczenie zorganizowane dla kilunastu osób, także jako współdzielenie nadmiarowej powierzchni przez wiodącą firmę / zespół, ale może być też miejsce oferujące w sposób komercyjny dziesiątki czy nawet setki miejsc do pracy. Kluczowa jest tu społeczność użytkowników biura - to ona bowiem tworzy coworking. Dzięki niej nie jesteś anonimowy, nawet pracując samotnie możesz zawierać znajmości tak prywatne jak i biznesowe w sposób niewymuszony, niemal przypadkowy. A więc grupa kilkunastu programistów czy dziennikarzy wynajmująca wspólnie jakis strych z biurkami i kanapami do pracy i rozmów będzie coworkingiem. Sieciowy gigant WeWork z setkami biur na całym świecie też nim będzie. Ale inny gigant biur elastycznych - Regus, coworkingiem już nie jest. Coworkingiem nie będzie też podnajęcie zamkniętego pokoju w jakimś biurowcu, choćby za kolejnymi drzwiami było wiele innych firm.

Biuro coworkingowe

Miejsce oferujące na czysto komercyjnych zasadach wynajem różnorodnych stanowik pracy w duchu idei coworkingu - czyli wśród ludzi, w społeczności i bardzo elastycznie. W biurach coworkingowych dominują otwarte przestrzenie sprzyjające integracji użytkowników, często określanych jako członków. Członkostwo uzyskujesz wynajmując pojednyczne biurko - prywatne, gorące, abonamentowe, ale też wydzielone pomieszczenie dla Twojego zespołu. Biuro coworkingowe zapewnia dostęp do profesjonalnej infrastruktury biurowej, obsługę recepcyjną, sale spotkań - wszystko co potrzebne do pracy w jednej cenie (model All-inclusive) i dostępne od ręki. Mimo wspólnych haseł różne miejsca mogą mieć w szegółach różną ofertę - musisz zwrócić uwagę co jest w cenie a za co płacisz ekstra - ale to temat na inny wpis. Dzięki przystępności, jasnym i elastyczym zasadom na korzystanie z biura coworkingowego mogą sobie zwykle pozwolić jednoosobowi przedsiębiorcy i freelancerzy. Te same cechy oraz przyjazna, często kreatywna atmosfera przyciąga do coworkigów także startupy i większe zespoły. Społeczność użytkowników czy też członków to kluczowa cecha odróżniająca biuro coworkingowe od biur serwisowanych i powierzchni flex. W biurach coworkingowych możesz się spotkać z osobą, która szczególnie dba o funkcjonowanie społeczności i codzienny networking - to community manager.

Biuro współdzielone

W szerokim znaczeniu to literalnie to co czytasz - biuro lub część biura którą używasz wspólnie z innymi - nie samodzielnie. Z pojęciem tym spotkasz się konkretnie w dwóch dość jednak różnych sytuacjach. Pierwsze: firmy (zwykle niewielkie, kilkunastoosobowe) dysponujące większą powierzchnią niż wynika to z aktualnych potrzeb decydują się czasem na podnajęcie wybranych pomieszczeń lub tylko pojedynczych stanowisk pracy (biurek) w celu obniżenia kosztów, robią to na prostych zasadach bez wiążącej długterminowej umowy ale jednocześnie chciałyby mieć współnajemcę rokującego możliwie długi czas - czyli tak możesz wynająć na co najmniej parę miesiący biurko prywatne lub wydzielony pokój a oprócz tego korzystasz ze współdzielonej powierzchni socjalnej (kuchnia, toalety, czasem jakiś aneks rekreacyjny) i zwykle jakieś salki konferencyjnej. Jesteś raczej jedynym lub jednym z niewielu najemców, dominuje główny użytkownik biura a podnajem z którego korzystasz nie jest jego komercyjną działalnością.

W drugim znaczeniu pojęcie biura współdzielonego służy opisaniu biura jako usługi, co występuje w ofertach biur wirtualnych - istotą wynajmu jest nie tyle faktyczna powierzchnia co adres dla firmy i usługi związane ze zdalną obsługą korespondencji.

Biuro serwisowane

Polega na wynajmowaniu od ręki gotowego, umeblowanego i urządzonego biura z dostępem do pełnej biurowej infrastruktury - czy to dla jednej czy dla stu osób. Może być to pojedyncze biurko w przestrzeni openspace ale częściej będzie to wydzielone pomieszczenie lub zespół pomieszczeń. Charakterystyczne jest zawarcie wszystkich kosztów w jednej opłacie bez wyszczególnienia jej składników (All-inclusive) - najem, wszystkie media, serwis administracyjny i sprzątający, obsługa recepcyjna, ochrona itp. Oczywiście cena wynajmu metra kwadratowego biura serwisowanego będzie wyższa niż klasyczny najem powierzchni - ale uwzględniając wszystkie koszty ta różnica nie jest tak duża jak się początkowo wydaje a ogromnym plusem jest elastyczność umowy - pracę w takim biurze można rozpocząć praktycznie od ręki, wielkość można skalować w czasie niemal rzeczywistym a i rozwiązanie umowy to zwykle tylko jeden miesiąc. Korzystając z biura serwisowanego zyskuje się niemal zawsze dostęp do wspólnych powierzchni - wygodnej kuchni, sal spotkań, sal konferencyjnych. Wynajmem biur serwisowanych zajmują się często operatorzy dużych powierzchni czy wręcz całych budynków, zobacz hasło biuro flex. Sztandarowym przykładem biur serwisowanych jest globalna sieć Regus działająca od klikudziesięciu już lat.

Biuro wirtualne

Miejsce, które odpowiednią umową zapewnia przede wszystkim formalny adres rejestracyjny firmy czy organizacji (spółki, działalności gospodarczej, fundacji) i obsługuje jej korespondecję przychodzącą. W podstawowym zakresie to biuro traktowane jako usługa - pozwala właścicielom firm radykalnie ograniczyć koszty firmowego biura poprzez jego współdzielenie z innymi, nieznanymi mu firmami i przedsiębiorcami przy zachowaniu bezpieczeństwa i wygody obsługi. Usługi recepcyjne biura wirtualnego mogą być znacznie rozbudowane, mogą być łączone także z obsługą księgową, asystencką, doradztwem prawnym i biznesowym. W miejscu takim zwykle można też korzystać z sal spotkań i sal konferencyjnych. Usługi biura wirtualnego często są oferowane przez biura serwisowane i biura coworkingowe.

Biuro elastyczne, biuro flex, powierzchnia flex

Miejsce, najczęściej znaczna, wydzielona część całego budynku, w której przestrzeń jest całkowicie urządzona, wyposażona i zarządzana przez jednego administratora (operatora), oferująca do wynajęcia biura serwisowane, zarówno pojedyncze stanowiska pracy i pojedyncze pokoje, jak i całe moduły mogące pomieścić duże zespoły pracowników. Dostępne są wspólne przestrzenie socjalne i rekreacyjne (strefy chillout) a także zespoły sal konferencyjnych i mniejszych sal spotkań. Umowy najmu są elastyczne, pozwalające najemcy skalować wynajem w czasie a w razie potrzeby szybko się wycofać. Oferta biur elastycznych i powierzchni flex skierowana jest raczej do większych najemców, często z tego rozwiązania korzystają działy międzynarodowych korporacji, chociaż także pojedyncze osoby mogą tam wynająć miejsce do pracy. Zwykle biura takie mieszczą się w prestiżowych lokalizacjach dużych miast w budynkach biurowych klasy A.

Biuro w abonamencie

Prosty sposób rozliczeń za wynajem coworkingu, biura serwisowanego, biura wirtualnego, ich kombinacji i pochodnych - płacisz jedną opłatę co miesiąc, która zawiera wszystkie typowe, powtarzalne składniki, bez rozbicia na czynsz, media, sprzątanie itp jak to występuje przy klasycznym wynajmie nieruchomości, najczęściej zawiera też różne usługi jak np. obsługę recepcyjną, korzystanie z kawy, drukowanie i inne. Taki model rozliczeń bliski jest własnie abonamentowi, subskrypcji. Używane jest też pojęcie all-inclusive.

All-inclusive (Wszystko w cenie)

Typowy model rozliczeń za biuro elastyczne, w którym płacisz tylko jedną, stałą opłatę miesięczną. Zawiera czynsz, internet i wszystkie inne media, sprzątanie, ochronę, kawę, herbatę, obsługę recepcyjną, czasem pakiety gratisowych godzin wynajmu sal spotkań lub innych usług. Pozycje te nie są w żaden sposób wyszczególnione na fakturze, są też stałe w każdym miesiącu - stąd używane też pojęcie biura w abonamencie.

Hot desk, gorące biurko

Miejsce do pracy dostępne na wybrane dni lub nawet tylko godziny wykupowane na pojedyncze dni (day pass) lub częściej jako miesięczny abonament z określoną ilością dni. I choć w najwyższych abonamentach mogą to być nawet wszystkie dni w miesiącu to charakterystyczna dla tego typu miejsca jest jego rotacyjność - brak przypisania konkretnego miejsca do konkretnej osoby. Występuje w formie biurka lub stołu, często zestawianego w kilkustanowiskowe wyspy, najczęściej w większych przestrzeniach typu open space. Wykupienie takiego miejsca pracy oznacza zwykle możliwość pracy w określonych godzinach (zwykle standardowe 9-17), korzytanie z wi-fi, dostęp do kuchni z bezpłatną kawą i herbatą, dostęp do stref chillout. Najczęściej jest możliwość korzystana z drukarek i skanerów ale najczęściej odpłatnie, oraz możliwość wynajęcia sal spotkań z jakąś zniżką. Niekiedy też w ramach abonamentu i w okresie jego obowiązywania jest możliwość korzystania z niewielkiej, zamykanej szafki na dokumenty czy sprzęt. Abonament taki daje też prawo wstepu na różne wydarzenia organizowane przez biura coworkingowe. Gorące biurka to popularne rozwiązanie w dużych przestrzeniach biur serwisowanych i coworkingowych z którego korzystają firmy korporacyjne zapewniając w ten sposób efektywne ekonomicznie miejsce dla nowych albo czasowych zespołów.

Biurko w abonamencie

Zobacz wyżej opis Hot desk.

Biurko dedykowane, biurko prywatne, dedyk

Stanowisko pracy (biurko, najczęściej z szafką, regałem) wynajmowane na wyłaczność, dedykowane jednej, konkretnej osobie przez cały miesiąc. W odróżnieniu od hot deska możesz na nim zostawiać swój sprzęt (np. monitory) a w szafce trzymać własne, prywatne rzeczy - nikt inny nie może korzystać z tego miejsca nawet podczas twojej nieobecności. Biurko dedykowane zlokalizowane jest najczęściej w openspace, chociaż bywają też lokowane w paruosobowych pokojach (jak w warszawskim biurco). Ale nawet w openie zwykle wyraźnie odróżniają się od biurek gorących - są większe i ustawiane raczej pojedynczo, często wydzielane z przestrzeni ekranem akustycznym, meblem, zielenią. Dla drobnego przedsiębiorcy lub freelancera wydają się idealnym kompromisem między miejscem w openspejsie a prywatnym pokojem.

Fixed desk

Miejsce pracy przypisane konkretnej osobie, zwykle na cały okres rozliczeniowy. Patrz biurko dedykowane.

Mikrobiuro

To określenie nie jest jednoznaczne - w jednych miejscach będzie tak nazwany mały, jednoosobowy pokoik, w innych prywatne biurko (dedyk) wyraźnie wygrodzone ale znajdujące się jednak w większej, wspólnej przestrzeni. Jeśli więc widzisz to hasło to muisz dowiedzieć się więcej.

Open space

Otwarta przestrzeń biurowa o większej powierzchni w której ustawione są stanowiska pracy - pojedyncze biurka, ich zestawy, wyspy. Niektóre stanowiska bądź ich grupy mogą być wydzielne za pomoca lekkich elementów wnętrza: zieleni, regałów, ekranów akustycznych. Niekiedy w przestrzeni open space miejsce znajdują strefy relaksu z kanapami, budki telefoniczne, czy nawet niewielkie, częściowo wydzielone salki spotkań. Zdarza się, że do przestrzeni open space bezpośrednio przylega strefa socjalno-kuchenna biura co wygląda bardzo efektownie ale może stanowić przeszkodę dla osób pracujących nieopodal. Open space ma swoje wady i zalety - z jednej strony oferuje kontakt i interakcje z innymi osobami, może wzmagać kreatywność, zapewnia odczucie przestrzeni i jest atrakcyjny wizualnie, z drugiej - odbiera prywatność i jest wyzwaniem dla skupienia. Przy czym w coworkingu - czyli miejscu gdzie nie pracuje jedna firma, jeden zespół niesutannie komunikujący się między sobą - zwykle panuje większy spokój niż w openie korporacyjnym.

Budka telefoniczna / Callbox

Wydzielone z przestrzeni openspace miejsce do prowadzenia rozmów telefonicznych i on-linowych. Przede wszystkim ma zapewnić separację akustyczną. Niekiedy wykorzystywane są oryginalne, dawne budki telefoniczne (np. ikoniczne czerwone budki londyńskie), częściej specjalnie stworzone boksy, niekiedy z wygodnym fotelem i blatem na laptopa. Te ostatnie idealne są na dłuższe, internetowe calle. Miejsca te są bezpłatne natomiast nie powinieneś ich traktować jak stałego miejsca pracy.

Strefa chillout

Wydzielone miejsce w przetrzeni coworkingowej, biurze coworkingowym, także w biurach typu flex i biurach serwisowanych służące odpoczynkowi od pracy, chwilowemu relaksowi i sprzyjające nieformalnym kontaktom między użytkownikami całego biura. Zależnie od wielkości i jakości całej przetrzeni może być to tylko aneks z kanapą czy hamakiem lub rozbudowana przestrzeń z wieloma różnorodnymi miejscami wypoczynku i interakcji - stoły ping-pongowe, piłkarzyki, konsole do gier, nierzatko urządzone z dużą swobodą i kreatywnością, wykorzystujące roślinność, sztuczną trawę, zabytkowe samochody czy... wagoniki kolejki linowej.

Printpoint

Strefa druku. Miejsce w którym stoją udostępnione do używania drukarki i skanery sieciowe, niszczarki, czasem też inny sprzęt do obróbki drukowanych materiałów jak dziurkacze, zszywacze, bindownice itp. Wyposażenie i sposób rozliczeń bywa różny - od zupełnie bezpłatnych po różne pakiety i zniżki.

Kuchnia / bar / darmowa kawa

Dobra, bezpłatna kawa z ekspresu ciśnieniowego tu od zawsze w coworkingu standard. Znajdziesz ją w nawet najmniejszych i najskromniejszych przestrzeniach. Najczęściej hasło darmowej kawy oznacza też znacznie więcej - herbatę (niekiedy w wielu odmianach), wodę filtrowaną (niekiedy i inne napoje), dostęp do urządzonej i wygodnej kuchni z wszystkimi potrzebnymi naczyniami w której nie tylko zrobisz sobie napój ale też odgrzejesz lunch i zjesz go w towarzystwie. Miejsce wokól ekspresu do kawy do centrum nieformalnych kontaktów społeczności - dlatego w wielu miejscach strefę kuchenną odnajdziesz w bliskim sąsiedztwie miejsc pracy, niekiedy stanowi ona aneks w dużej, otwartej przestrzeni biura lub holu recepcyjnego.

Coworking Pass / Deskpass / Multicowork

Rodzaj abonamentu lub opcji w biurze coworkingowym (lub flex), który umożliwia dostęp do wielu lokalizacji w kraju bądź na świecie - w ramach jednej globalnej sieci (jak np. WeWork, Spaces, Mindspace czy Regus). W przeszłości istniały też programy marketplace zrzeszające niezależne miejsca coworkingowe, które zawarły porozumienie o wzajemnym dostępie do swoich lokalizacji - coś na kształt kart typu Multisport. Model ten jednak nie przetrwał próby czasu głównie ze względu na duże zróznicowanie miejsc i trudności w rozliczeniach.

Community manager

Osoba czuwająca na co dzień nad funkcjnowaniem biura, jej rolą jest witanie nowych członków, wyjaśnianie zasad panujących w biurze, a nade wszystko budowanie społeczności i moderowanie networkingu. Spotkasz ją w praktycznie każdym dużym, sieciowym biurze coworkingowym. W mniejszych przestrzeniach i lokalnych biurach taką rolę pełni często właściciel lub zarządca biura.

Networking

Proces nawiązywania kontaktów biznesowych i wymiany doświadczeń pomiędzy członkami społeczności coworkingu. Polega na organizowaniu wydarzeń społecznościowych w biurze jak np. wspólne śniadania, warsztaty, okolicznościowe imprezy integracyjne oraz na bieżących, naturalnych kontaktach np. przy kawie.

Mamy nadzieję, że dzieki temu przewodnikowi przybliżyliśmy nieco pojęcia związane z biurem elastycznym i coworkingiem.

Polecamy nasze artykuły o podobnej tematyce:

Savoir-vivre w coworkingu, czyli jak pracować produktywnie
Gdzie jest coworking, czyli nie wszystko złoto co się świeci
Open space - reaktywacja