Jak dużego biura potrzebuje twoja firma lub zespół?

 

Planując wynajęcia biura dla swojej firmy lub wybranego zespołu musisz jasno określić ile powierzchni potrzebujesz. Obok lokalizacji w mieście i ogólnego standardu to podstawowe kryterium wyboru biura - spyta o to każdy pośrednik i doradca. Jak obliczyć potrzebny metraż biura?

 

 

  grafika: biurco ai

 

Ilość pracowników

Pierwszą podpowiedzią w szacowaniu metrażu potrzebnego biura będzie ilość pracowników. Wystarczy pomnożyć ją przez wskaźnik ilości metrów kwadratowych na jednego pracownika i proszę - mamy wytyczną do wyboru biura. Dalej skupiamy się już na walorach estetycznych biura, jego wyposażeniu i kwestiach formalnych umowy. Taki schemat postępowania to niestety częsty błąd.

Normy

Zacznijmy jednak od pytania czy w ogóle istnieje jakaś norma, która określa wspomniany wskaźnik ilości metrów kwadratowych na pracownika. 

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, na każdego pracownika zatrudnionego w pomieszczeniu stałej pracy musi przypadać:

• co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz
• co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi nie zajętej przez meble i urządzenia.

Przyjmując przeciętną wysokość pomieszczeń biurowych jako 3m, z prostej matematyki otrzymujemy 4,3m2 podłogi na jedno stanowisko pracy. To przepisowe minimum jest możliwe do osiągnięcia w kilkuosobowym pomieszczeniu ale przy zastosowaniu małych biurek i niemal bez dodatkowych mebli jak szafy czy regały. Aby realnie osiągnąć jakiś komfort przy typowych biurkach o wymiarach 160x80cm wskaźnik ilości metrów kwadratowych na pracownika wyraźnie przekroczy 5m2.

Maksymalna ilość pracowników i styl pracy

Uważaj na możliwość kolejnego błędu - podstawą do obliczeń nie powinna być łączna liczba zatrudnionych osób, ale szczytowa liczba pracowników przebywających w biurze jednocześnie. Hybrydowy model pracy, delegacje, spotkania - to zasadniczo wpływa na faktyczną ilość osób przebywających w biurze i tę frekwencję musisz przeanalizować w ciągu kilku tygodni.

Jednak i taka informacja to za mało by realnie oszacować potrzebną powierzchnię. Ważny jest styl pracy - jak dużą część dnia pracownik spędza sam przy biurku, jak często pracuje w grupie i uczestniczy w rożnego rodzaju spotkaniach na terenie biura, a jak często pracuje poza firmą - w domu lub w terenie czy delegacji. Dopiero dane z takiej analizy pozwolą ustalić ile faktycznie potrzeba jest stanowisk pracy (biurek), a ile miejsc w strefach spotkań. Liczba i wielkość sal spotkań zależą od stylu pracy Twojego zespołu. Zastanów się, jak często i w jakich grupach odbywają się spotkania, zwykle najpraktyczniejszym rozwiązaniem jest kombinacja różnych przestrzeni:

•     aneksy spotkań dla 1-2 osób w przestrzeni biurowej lub komunikacyjnej,
•     budki telefoniczne – idealne do wideokonferencji;
•     małe sale spotkań (3-4 osoby) – do szybkich narad projektowych i pracy w skupieniu;
•     większa sala (6-10 osób) – na spotkania z klientami lub warsztaty zespołowe.

Metry (nie)produktywne

Strefa socjalna z kuchnią to nie jest konieczny dodatek - to serce biura. Nieformalne miejsce spotkań, integracji zespołu, regeneracji i wypoczynku. Na tę część biura warto przeznaczyć około 1,5 m² na każdą osobę, która będzie obecna w biurze w dniu szczytowego obłożenia. Aby pomieszczenie spełniło w pełni swą socjalną i społeczną rolę musi być wyposażone w wygodne miejsce do siedzenia, najlepiej wspólny, duży stół. Kuchnia o powierzchni 15 czy 30 m2 to nie rozrzutność - to inwestycja w zespół. Toalety, jeśli nie są częścią wspólną budynku również powinny być dostosowane do szczytowego zasiedlenia biura, a jeśli posiadają podział na płeć to warto uwzględnić realny udział kobiet i mężczyzn w populacji pracowników Trzeba sobie przy tym zdawać sprawę, że wskaźniki z norm budowlanych niestety nie oddają rzeczywistego zapotrzebowania i sposobu korzystania i zwykle toalet damskich jest zbyt mało. Idealnym rozwiązaniem są pojedyncze toalety uniwersalne, choć z uwagi na wymuszone przepisami budowlanymi przedsionki przed kabinami ustępowymi znacznie podnosi koszty takie rozwiązanie. Pomieszczenie dla matki karmiącej? To dziś równie ważne pomieszczenie i trzeba je uwzględnić w metrażu.

Jak przeliczyć metraż stanowisk na całkowitą powierzchnię roboczą zespołu?

Suma powierzchni stanowisk pracy, sal spotkań i pomieszczeń socjalnych to jeszcze nie jest ostateczny metraż biura. Do tej wartości musisz doliczyć przestrzeń komunikacyjną między pomieszczeniami (korytarze) lub ciągi komunikacyjne w dużych openspejsach. Szacując metraż biura do wynajęcia można posłużyć się wskaźnikiem komunikacyjnym wynoszącym 1,3 do 1,6. Oczywiście należy pamiętać o wymogach ewakuacji i przepisach przeciwpożarowych, które wymuszą konkretne rozwiązania w konkretnym obiekcie - a więc pośrednio wpłyną też na potrzebny metraż.

Powyższe rozważania jasno pokazują, że oszacowanie potrzebnego metrażu wynajmowanego biura nie jest łatwe i szybkie, wymaga zebrania wielu danych i ich analizy, a łatwo przy tym o błąd. Błąd, który w przypadku własnego biura będzie pokutował latami, utrudniając działanie firmy w biurze zbyt ciasnym lub generując niepotrzebne koszty operacyjne w biurze zbyt dużym.

 

Alternatywa

Całego opisanego procesu i związanych z nim potencjalnych błędów można uniknąć zdając się na wynajmowanie biur elastycznych. W tym modelu można dowolnie korygować w czasie ilość wynajmowanych pomieszczeń, stanowisk pracy czy  miejsc spotkań, a cała wspólna infrastruktura biura jest już przygotowana na różne scenariusze działania oraz dostosowana ilościowo i jakościowo do zmienności.

Polecamy nasze wcześniejsze artykuły o podobnej tematyce:

Praca hybrydowa w firmie bez biura 

Ekonomia współdzielenia... biura