Ile kosztuje wynajęcie biura?

Znaczna część przedsiębiorców zakładając lub rozwijając swoją działalność myśli o własnym lokalu biurowym. Należą do nich również drobni przedsiębiorcy prowadzący jedno czy dwuosobową działalność, a czasem myśli takie nie są obce i freelancerom - o czym wiedzą z pewnością młode mamy i tatusiowe;) Ponieważ jako czytelnik niniejszego bloga należysz zapewne do którejś z tych grup, postanowiliśmy sprawdzić ile kosztuje wynajęcie biura w Warszawie i przeprowadziliśmy rozpoznanie na stołecznym rynku wynajmu nieruchomości pod kątem kosztów i warunków wynajęcia małego biura - takiego w sam raz właśnie dla mikroprzedsiębiorcy.


Foto: cindiann

Na początek poczyniliśmy kilka wstępnych założeń. Przyjęliśmy, że szukasz lokalu w którym pomieścisz biurową działalność swojej mikrofirmy, może ze wspólnikiem czy współpracownikiem - czyli, mówiąc krótko potrzebujesz pokoju dla dwóch osób. Teren poszukiwań zawęziliśmy do okolic centrum Warszawy z bliską Wolą i Mokotowem - fakt, są korki, jednak mimo wszystko centralna lokalizacja daje szansę, że wszędzie i wszystkim, także Twoim klientom będzie w miarę blisko, a poza dojazdem samochodem będzie istniała tez realna alternatywa skorzystania z tramwaju czy nawet metra. Nie mówiąc o tym, że śródmiejski adres robi jednak znacznie lepsze wrażenie na kontrahentach. Myśląc o swoim nowym biurze masz na myśli pewnie coś takiego jak na obrazku z początku tego tekstu - czas skonfrontować te wyobrażenia z rzeczywistością.

Biuro do wynajęcia

Skorzystaliśmy z najprostszej, a zarazem najskuteczniejszej metody poszukiwań i sięgnęliśmy do zasobów internetu. Skąpe lub budzące wątpliwości informacje z anonsów wyjaśnialiśmy telefonicznie. Po analizie kilkudziesięciu ofert wynajmu małych (do 20m2) lokali biurowych stwierdzić musimy z przykrością, że ich ceny są sporo wyższe niż lokali kilkupokojowych i dużych powierzchni biurowych, ich wybór zaś jest mniejszy. Średnie ceny wynajmu pojedynczych pokoi biurowych kształtują się w granicach 40-60 złotych za metr kwadratowy powierzchni, choć zdarzały się oferty przekraczające i 100zł za m2 (i nie był to budynek Rondo 1). Pokoje którym się przyglądaliśmy miały od 10 do 20m2 powierzchni, dostępne były z korytarza i mieściły się w budynkach czasem tzw. klasy B lecz częściej o standardzie dużo niższym (więcej o klasyfikacji powierzchni biurowych). Jeśli przyjmiemy dla naszych potrzeb pokój wielkości 15m2 to dla średnich cen daje to poziom około 600-900 złotych miesięcznie. Dość przystępnie, prawda?

Jednak to nie koniec kosztów, nie uwzględniliśmy bowiem tzw. kosztów eksploatacji, naliczanych podobnie jak czynsz podstawowy za m2, a także występujących opłat licznikowych (najczęściej to energia elektryczna) lub opłat za tzw. powierzchnię wspólną. Niekiedy można się również spotkać z sezonową opłatą za ogrzewanie budynku. Łącznie wszystkie te koszty podnoszą koszt wynajmu średnio o 30%, ale bywa że i o 50%. Za "nasz" piętnastometrowy lokal zapłacimy więc miesięcznie 780 do 1.350 złotych. Drożej, ale ciągle nie jest źle.

A może biuro w kawalerce?

Możemy też rozważyć opcję wynajmu małego mieszkania lub kawalerki na potrzeby biura, choć ofert jest mniej niż przy powierzchniach biurowych. Za kawalerke 25m2 zapłacimy około 1.400zł (łazienka, aneks kuchenny, pokój), za 40 m2 około 1.800zł (40m2, 1 lub 2 pokoje, łazienka, kuchnia). Tu częściej trafimy na oferty bezpośrednie (czyli nie zapłacimy prowizji), a i kaucja bywa najczęściej liczona za 1 tylko miesiąc. Możemy się jednak spotkać z koniecznością podpisania umowy na dłuższy czas. Większość mieszkań jest też umeblowana - i to raczej nie biurowymi sprzętami - co uznać należy bardziej za wadę niż zaletę. No i wreszcie pytanie: czy po to wyprowadzamy się z firmą z domu aby ulokować ją... w innym domu?

Koszty dodatkowe, czyli o czym zapomniałeś

Blisko 90% ofert jakie znaleźliśmy było ofertami pośredników i agencji nieruchomości, które przy finalizacji transakcji życzą sobie prowizji w wysokości odpowiadającej najczęściej wartości miesięcznego czynszu. Niemal we wszystkich przypadkach, przy podpisaniu umowy wynajmujący wymaga wpłaty kaucji wartości od jednego do trzech czynszów miesięcznych. Powyższe dwa punkty zapewniają nam nawet czterokrotny wzrost nakładu finansowego na wynajem w pierwszym miesiącu. W przypadku naszego przykładowego pokoju możemy osiągnąć jednorazowo poziom 5 tysięcy złotych. Dużo? Uważaj - to ciągle nie wszystko!

Najczęściej lokum jakie wynajmiesz będzie składało się z czterech gołych ścian i będzie wyglądać mniej więcej tak:


Foto: biurco

A co jeśli lokal wymaga odnowienia? Czeka Cię to niemal przy każdej ofercie z niską ceną - malowanie, nowa wykładzina i może coś na okna - mniej niż tysiąc złotych nie wydasz. I pieniądze te na zawsze pozostaną już w tym lokalu - rozliczanie remontu w czynszu, o czym zapewne słyszałeś, stosuje się zwykle przy najmie większych powierzchni.

Jeśli to Twoja nowa firma będziesz potrzebował mebli (dwa biurka, dwa wygodne fotele, krzesła dla gości, regał, stolik, wieszak...) i kilku chociaż podstawowych urządzeń biurowych jak drukarka i ksero. Owszem, w markecie drukarkę kupisz w cenie obiadu jednak jej codzienna eksploatacja zje Ci w kolejnych miesiącach wszystkie obiady. Nie zapomnij też o tak prozaicznej rzeczy jak coś do zrobienia kawy czy herbaty (czajnik na oknie?), lodówka latem też byłaby miłym dodatkiem. Ale wszystko to na 15m2? - tutaj wygrywasz mając biuro w kawalerce. Minimum jakie będziesz musiał wydać na urządzenie się to jakieś półtora tysiąca złotych - górnej granicy nie ma:)

Myślisz, że to już wszystko? Rzecz tak prozaiczna jak sprzątanie - nie ma go w standardowej umowie najmu - robisz więc sam (brrr) lub wynajmujesz sprzątaczkę. Pani Jadzia będzie Cię kosztować nie mniej niż 100 złotych miesięcznie i musisz jej dać odkurzacz. Firma sprzątająca zażąda dwa razy tyle.

Na koniec słów jeszcze kilka o mediach. Uwzględniliśmy już energię elektryczną i temu podobne. Nie mniej ważny jest internet. Stałe i szybkie łącze zwykle nie jest oferowane przez wynajmującego, a jeśli nawet potencjalnie jest taka możliwość to za dodatkową opłatą. Podobnie zresztą jest z liniami telefonicznymi. Jesteś więc skazany na korzystanie wyłącznie z komórki (to akurat prawie żaden problem) i mobilnego internetu lub musisz założyć te media samemu podpisując stosowne umowy. Zwykle wiążą cię one na co najmniej rok - będziesz miał więc problem jeśli będziesz chciał (lub musiał) opuścić lokal wcześniej.

Jeśli myślisz, że nasza ocena jest odosobniona, przeczytaj analizę kosztów jaką przeprowadził Marcin Kosedowski - analiza dotyczy kosztów "biurowych" jakie musi ponieść freelancer (lub jednoosobowy przedsiębiorca - jeśli takie określenie bardziej do Ciebie pasuje) aby móc prowadzić działalność niezależnie - część tych kosztów związana jest z rozpoczęciem dopiero działalność, część jednak wiąże się z samym miejscem pracy, z lokalem w którym chcesz prowadzić swoją działalność.

Na klimatyzację można liczyć tylko w niektórych budynkach klasy B. Na parking - raczej nigdzie (znaleźliśmy tylko jedną ofertę z wliczonym miejscem parkingowym jednak cena za biuro 17m2 to przeszło 1.800 złotych).

Podsumujmy. Na rozpoczęcie działania w swoim nowym, jednopokojowym biurze potrzebujesz w pierwszym miesiącu wyłożyć minimum 4 do 8 tysięcy złotych (prowizja pośrednika, kaucja, pierwszy czynsz z eksploatacją, remont, umeblowanie i wyposażenie), a potem co miesiąc kwotę około półtora tysiąca. I daleki jesteś od wizji biura z pierwszego obrazka.

Alternatywa wynajmu biura

Dla porównania, zestawmy teraz wyżej wymieniony koszty z dostępem do biura coworkingowego. Opcja najbogatsza to wydzielone z całej przestrzeni biura tzw. mikrobiuro - czyli mówiąc krótko: jedno lub dwa biurka z wygodnymi fotelami zaaranżowane w czterech ścianach z własnym oknem za zamkniętymi drzwiami. Do tego dostęp do dużej przestrzeni wspólnej, kilku sal spotkań i baru kawowego. Do dyspozycji jest obsługa recepcyjna, profesjonalna drukarka, wydajne ksero, szybki internet i cały asortyment drobnego sprzętu i akcesoriów biurowych. Nie martwisz się bieżącą eksploatacją - to biuro dba o zaopatrzenie i porządek. Wszystko to za jedną zryczałtowaną opłatą - w naszym przypadku 800 do 1100 złotych miesięcznie zależnie od wielkości mikrobiura. Możesz też wybrać wariant biurka we wspólnej przestrzeni - wtedy koszty zamkną się w kwocie 500 złotych. Przy tym wszystkim nie podpisujesz żadnych wiążących umów i jeśli trzeba - rezygnujesz w dowolnej chwili.

Coworking więc, pomijając nawet dodatkowe, społeczne korzyści jakie daje można potraktować po prostu jako pomysł na naprawdę tanie biuro - w sam raz dla mikroprzedsiębiorcy, zwłaszcza na starcie swojej działalności.

Spodobał Ci się ten tekst? Kliknij Lubię to!

Przeczytaj też
5 objawów, które powinny Cię skłonić do coworkingu...