wtorek, 25 czerwca 2019

Biuro wirtualne - czy to się opłaca?



Idea biur wirtualnych nie jest nowa chociaż ich popularność w ostatniej dekadzie znacząco wzrosła. Tak bardzo, że w pewnym momencie biura te znalazły się na celowniku urzędów skarbowych. Co jest w nich atrakcyjnego? Jakie możliwości daje biuro wirtualne a jakie niesie zagrożenia?


Biuro wirtualne - możliwości i zagrożenia

Co to jest biuro wirtualne?


W uproszczeniu przyjmijmy, że biuro wirtualne to miejsce, które dzięki odpowiedniej umowie będziesz mógł zgłosić jako miejsce siedziby twojej firmy i z adresu korzystać jak z adresu swojego biura a jednocześnie będziesz ponosić tylko ułamek kosztów klasycznego wynajmu powierzchni. Jak to możliwe? Dzięki współdzieleniu - oprócz twojej firmy w lokalu będą miały siedzibę dziesiątki innych firm, tym samym koszty jednostkowe mogą spaść do poziomu kilkuset a nawet kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Co ważne, obsługa takiego współdzielonego biura będzie pełniła rolę recepcji dla twojej firmy - odbierze korespondencję adresowaną do twojej firmy, przekaże wiadomości, podejmie twoich gości w przypadku organizacji spotkania biznesowego - zakres usług może być całkiem spory i zależy już od indywidualnej oferty. Do pewnego stopnia działalność biura wirtualnego można porównać do typowego centrum biurowego w eleganckim, szklanym wieżowcu, gdzie znajdziemy recepcję, lobby, sale konferencyjne - tyle, że zamiast kolejnych pięter z pokojami biurowymi różnych firm, w biurze wirtualnym będą tylko szafki na ich korespondencję.

Komu potrzebne jest biuro wirtualne?


Prowadzisz działalność więc wynajmujesz lokal odpowiedni do jej rodzaju: biuro, warsztat, magazyn. Co jednak jeśli Twoja firma jest dopiero w fazie organizacyjnej, pozyskuje fundusze, organizuje badania, działa wyłącznie w terenie lub wirtualnie lub jest na przykład tylko spółką celową. Czy może po prostu jest na tyle mała, że prowadzisz ją jednoosobowo z domu a cały majątek firmy to twój laptop? Czy mimo to musisz wynająć pokój biurowy lub zarejestrować firmę u siebie w domu? Zdecydowanie nie - właśnie ten problem rozwiązują wirtualne biura. Zatem na pytanie komu potrzebne jest biuro wirtualne najprościej odpowiedzieć, że każdemu przedsiębiorcy czy każdej firmie która nie potrzebuje własnego biura z realną powierzchnią lub której zależy na wskazaniu bardziej atrakcyjnego adresu niż ten którym dysponuje fizycznie.

Możesz oczywiście zarejestrować firmę w swoim domu - to proste rozwiązanie ma jednak szereg wad. Po pierwsze upubliczniasz swój prywatny adres (znajdzie się on w rejestrach CEIDG) i dopuszczasz możliwość kontroli firmy w swoim mieszkaniu - cierpi więc na tym twoja prywatność. Po drugie w przypadku prywatnego mieszkania używanego do celów firmowych tracisz możliwość zaliczania kosztów lokalu jako kosztów uzyskania przychodu - choć teoretycznie istnieje możliwość wydzielenia z części lokalu mieszkalnego części związanej z działalnością to w praktyce rozdzielenie lokalowych kosztów prywatnych od firmowych budzi liczne kontrowersje (i sprzeciw urzędu skarbowego). Nadto należy pamiętać, że z formalnego punktu widzenia nie zawsze lokal mieszkalny można bezproblemowo przeznaczyć na cele biurowe, wiązać się to może np. ze zgodą spółdzielni, zmianą przeznaczenia lokalu w świetle przepisów Prawa Budowlanego czy wyższymi opłatami z tytułu podatku od nieruchomości i wieczystej dzierżawy.

Niewątpliwą korzyścią rejestracji firmy pod adresem biura wirtualnego, szczególnie jeśli prowadzisz firmę jednoosobowo jest pewność i wygoda odebrania każdej korespondencji niezależnie od tego gdzie aktualnie przebywasz, bezproblemowe zaliczanie kosztów biura do kosztów prowadzenia działalności oraz ochrona twojej prywatności.

Czy biuro wirtualne jest legalne?


Był czas, kiedy urzędnicy - przede wszystkim urzędnicy skarbowi - próbowali kwestionować legalność rejestracji firmy jeśli orientowali się, że podany adres siedziby jest biurem wirtualnym. Zdarzały się przypadki odmawiania przyznania nr NIP podmiotom, które jako adres siedziby wskazywały typowe biura wirtualne. Działania te były jednak pozbawione podstaw prawnych, co znalazło potwierdzenie w szeregu wyroków sądowych w latach 2012-2017. Na gruncie przepisów prawa przedsiębiorca, zarówno osoba fizyczna jak i prawna, może wskazać jako miejsce siedziby firmy dowolne miejsce w którym pełniony jest rzeczywisty zarząd przedsiębiorstwa i podejmowane są kluczowe decyzje dotyczące jego działalności. Jasno określa to art. 10 Rozporządzenia Rady UE 282/2011 z 15 marca 2011 r., że siedzibą przedsiębiorstwa ( działalności gospodarczej, spółki) jest miejsce w którym są wykonywane funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa co w praktyce oznacza miejsce podejmowania istotnych decyzji dotyczących ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, miejsce posiedzeń zarządu i adres zarejestrowanej siedziby.

1. Na użytek stosowania art. 44 i 45 dyrektywy 2006/112/WE "miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika" jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa.

2. W celu ustalenia miejsca, o którym mowa w ust. 1, uwzględnia się miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa, i miejsce posiedzeń zarządu przedsiębiorstwa.

W przypadku gdy te kryteria nie pozwalają z całkowitą pewnością określić miejsca siedziby działalności gospodarczej podatnika, decydującym kryterium jest miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem.

3. Sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika.


Z punktu widzenie urzędów skarbowych najistotniejszy jest realny kontakt z osobami reprezentującymi podmiot - i tylko brak możliwości nawiązania takiego kontaktu może być przesłanką do podważania wiarygodności podatnika i uznania go z dużym prawdopodobieństwem za potencjalnego przestępcę podatkowego, kwestionowania siedziby przedsiębiorcy a w konsekwencji np. do wykreślenia z rejestru VAT. Zadbaj więc o swoją wiarygodność!

Czy warto oszczędzać na biurze?


Oczywiście! Warto jednak oszczędzać mądrze - nie zawsze to co najtańsze jest... rzeczywiście najtańsze i dobre dla twojej firmy. Biuro jakie wybierzesz stanie się twoją wizytówką i będzie świadczyć o twojej wiarygodności na równi z innymi przymiotami twojej działalności - nawet jeśli nie planujesz podejmować tam klientów i partnerów oni tam mogą trafić, choćby przypadkiem, w sieci. Zwróć uwagę aby miejsce było wiarygodne, obsługa profesjonalna a prestiż nie sprowadzał się wyłącznie do nazwy ulicy. Dokładnie zapoznaj się z zakresem usług, sprawdź które elementy wliczone są w cenę umowy a za które będziesz musiał dopłacić. Pamiętaj, że twoje potrzeby mogą być inne niż te najbardziej typowe, patrz też w przyszłość - może coś, co wydaje ci się teraz nieistotne będzie dla ciebie ważne za kilka miesięcy.

Szukasz oszczędności? Możesz skorzystać z wyjątkowej oferty na usługi biura wirtualnego ze zniżką sięgającą aż 60%

Biuro wirtualne - dobre praktyki


Podstawą jest jasna, zwięzła i w pełni zrozumiała umowa. Usługi biura wirtualnego nie są szczególnie skomplikowane nie ma więc powodu aby umowa była długa i wymagała konsultacji z prawnikiem. W naszym przekonaniu umowa już w podstawowej ofercie powinna spełniać kluczowe funkcje - ponieważ biuro wirtualne to jednak więcej niż tylko adres w dokumentach już w standardzie powinieneś mieć odbiór korespondencji i powiadomienie o niej. Podążając za właściwą wykładnią siedziby firmy o jakiej pisaliśmy wyżej, umowa biura wirtualnego nie powinna sprowadzać się do użyczenia adresu - powinna za to już w standardzie zapewniać miejsce i warunki do organizacji spotkań zarządu firmy. Nawet jeśli nie planujesz pod adresem firmy odwiedzin klientów, kontrahentów czy partnerów biznesowych to zapewniamy cię, że nie sposób przewidzieć wszystkich sytuacji - przeszło 10 lat doświadczenia podpowiada nam, że w niespodziewanym a kluczowym momencie przyzwoity i godny standard biura może się okazać niezwykle ważny dla twojej firmy. Ponad to dobrze jest mieć na miejscu dostęp do możliwie szerokiej oferty usług dodatkowych, począwszy od różnorodnej, realnej powierzchni biurowej dostępnej na elastycznych zasadach, kończąc na poradach prawnych i obsłudze finansowo-księgowej.

Wybierając biuro wirtualne kieruj się więc nie tylko najniższą ceną i złudnym prestiżem ulicy a raczej zwróć uwagę na kompletność usług, profesjonalizm i doświadczenie obsługi, zakres oferty dodatkowej i możliwości rozwoju - krótko mówiąc niech twoje biuro wirtualne będzie jak najbardziej realne.

Biurco - usługi biura wirtualnego w biurze realnym
Biurco dysponuje w centrum Warszawy elegancką i obszerną recepcją, trzema salami konferencyjnymi i dużą, elastyczną powierzchnią biurową. Usługi biura wirtualnego stanowią tylko część oferty obok wynajmu realnej powierzchni i wielu usług dodatkowych - dzięki takiemu rozwiązaniu twoja firma ma większe możliwości i więcej wiarygodności.


Spodobał Ci się ten tekst? Kliknij

Brak komentarzy:

Publikowanie komentarza

Archiwum