Coworking dla prawnika

Coraz więcej młodych adwokatów i aplikantów adwokackich pracuje na własny rachunek korzystając z wolności, elastyczności i mobilności jaką daje samozatrudnienie. Niestety doświadczają też typowych mankamentów freelancerki. Czy zatem wzorem innych wolnych zawodów prawnik może korzystać z coworkingu, aby osiągnąć idealny kompromis?



Przy całym wachlarzu zalet praca na własny rachunek niesie ze sobą również wady, niewygody a nawet zagrożenia. Najczęściej wiążą się one z wykorzystywaniem do pracy własnego domu, konfliktami z domownikami, z pracą i spotkaniami w miejscach publicznych, czy z brakiem dostępu do infrastruktury biurowej. Wady pracy freelancera omawialiśmy już na blogu wielokrotnie i choć zawodu adwokata nie wymienimy jednym tchem wśród freelancerskich specjalności to problematyka dotyczy każdego kto pracuje w ten sposób - zatem również adwokata. Zjawisko dostrzegła Okręgowa Rada Adwokacka w Warszawie i zorganizowała konferencję "Coworking jako nowoczesna wspólnota biurowa" omawiającą możliwe korzyści z coworkingu w pracy prawnika i zagrożenia jakie może nieść ze sobą ten model pracy.

Pustka jaka została po likwidacji zespołów adwokackich nie pozostawiła młodemu prawnikowi innej drogi niż zatrudnienie w kancelarii lub otworzenie samodzielnie własnej. Z drugiej strony rynek pracy i usług, jak się okazało również prawniczych - ciąży w kierunku dużej mobilności i elastyczności. Dla młodego prawnika własna stacjonarna kancelaria będzie nie tylko dużym (zbyt dużym) obciążeniem finansowym ale też może stać się zbędnym balastem organizacyjnym, np. przy częstych wyjazdach. Stąd już prosta droga do wspólnoty biurowej i coworkingu.

Korzyści

Podsumujmy, jakie konkretne rozwiązania skłaniają młodych adwokatów i aplikantów do korzystania z biur coworkingowych:

• elastyczny wynajem sal na godziny jako godnego i wygodnego miejsca spotkań i poufnych rozmów z klientem
• obsługa recepcyjna spotkań, która wyraźnie podwyższa komfort spotkania i prestiż w oczach klienta
• wykorzystanie adresu biura jako adresu doręczeń lub nawet rejestracji działalności i zlecenia odbioru korespondencji przez recepcję biura co daje pewność jej odebrania niezależnie od obecności w biurze
• dostęp do wygodnej i zawsze działającej infrastruktury biurowej: drukarka, ksero, skaner, niszczarka itp.
• możliwość okazjonalnego korzystania ze stanowiska pracy biurowej tylko wtedy gdy jest to potrzebne
• możliwość wynajmu wydzielonego prywatnego biura do własnej wyłącznej dyspozycji, ale bez konieczności wiązania się wielomiesięcznymi umowami
• kontakty z innymi użytkownikami biura umożliwiające nawiązanie nowych znajomości czy skorzystanie z wiedzy i usług innych branż

Zagrożenia

Po tym dość optymistycznym wstępie przyszedł czas na dwa panele dyskusyjne - jeden poświęcony zagadnieniu etyki zawodowej i przestrzegania tajemnicy adwokackiej oraz drugi poruszający problematykę bezpieczeństwa cybernetycznego. Zawód prawnika choć jest zaliczany do wolnych zawodów i w wielu aspektach może przypominać freelancerkę, jest jednocześnie zawodem zaufania publicznego którego uprawianie jest obwarowane szeregiem prawnych wymogów. Najważniejsze aspekty wynikają z konieczności ochrony danych osobowych i to tzw. danych wrażliwych oraz z wymogu przestrzegania tajemnicy zawodowej. Te dwa aspekty przekładają się na drobne ale kluczowe zagadnienia istotne przy organizacji pracy biurowej i korzystaniu z coworkingu. Nad standardami pracy adwokata czuwa Komisja Etyki i Tajemnicy Adwokackiej, która wydaje się bardzo ostrożnie podchodzić do współdzielonego biura. Wyróżnione zostały następujące zagrożenia i obszary problemowe:

• poufność korespondencji odbieranej w imieniu prawnika przez recepcję biura (wyzwanie logistyczne stanowi wygodne i popularne w innych profesjach skanowanie korespondencji)
• właściwe umocowanie prawne pracowników recepcji do czynności obsługi korespondencji (odpowiednie pełnomocnictwa)
• właściwa umowa o poufności danych między prawnikiem a biurem coworkingowym - nawet przesyłanie informacji zawierających tylko nazwiska nadawców powinno być uznane jako przetwarzanie danych osobowych
• bezpieczeństwo przechowywania danych w formie papierowej (zamykane pokoje, szafki)
• bezpieczeństwo przechowywania danych w formie cyfrowej (szyfrowanie danych, dane w chmurze)
• bezpieczeństwo sieci wi-fi (a w zasadzie jego brak)
• zabezpieczenie przed dostępem (nawet przypadkowym) innych użytkowników biura do sprzętu komputerowego i dokumentów we wspólnych przestrzeniach
• poufność wydruków
• poufność rozmów telefonicznych

Do tematu odniósł się w ostatnich dniach również dziekan Okręgowej Rady Adwokackiej w Poznaniu, który w rozmowie z Rzeczpospolitą stwierdził, że coworking jest etyczny acz pod warunkiem "poszanowania tajemnicy adwokackiej i prywatności klientów".

Wnioski

Naszym zdaniem powstaje pewna logiczna sprzeczność między otwartością coworkingu a wymaganą przez prawnika hermetycznością. Spora część zalet coworkingu jak łatwość dostępu, wspólna infrastruktura, czy bliskość innych użytkowników - dla prawnika stanowi potencjalne niebezpieczeństwo naruszenia poufności. Oczywiście można część idei otwartości i dostępności coworkingu złożyć na ołtarzu bezpieczeństwa - wymaga to jednak współpracy ze strony biura coworkingowego i dostosowania przynajmniej części rozwiązań organizacji pracy i technologii do podwyższonych wymagań. Co zapewne nie pozostałoby bez wpływu na ceny czy elastyczność coworkingu. W świetle powyższych argumentów prawnicy niewątpliwie stanowią grupą zawodową o szczególnych wymaganiach i wydaje się nam, że najlepszą drogą która umożliwi młodym adwokatom korzystanie z dobrodziejstw coworkingu jest tworzenie miejsc dedykowanych tylko im. Tą drogą poszło m.in. Biuro dla Prawnika/ zorganizowane przez prawników dla prawników - będziemy mu gorąco kibicować. Wiemy jak trudne jest prowadzenie biura coworkingowego i jak ograniczony jest rynek na którym się poruszamy - w tym przypadku świadomie ograniczony jeszcze bardziej.

Druga droga, znacznie prostsza do wdrożenia to wykorzystanie przez prawnika tylko tych elementów coworkingu, które nie niosąc ze sobą podwyższonego ryzyka w zakresie bezpieczeństwa i poufności danych a rozwiązują konkretne problemy młodego adwokata czy aplikanta. Z pewnością może to być tani i elastyczny wynajem małych sal spotkań z obsługą recepcyjną - tu możemy polecić usługi naszego biura mieszczącego się w centrum Warszawy pomiędzy dwoma budynkami sądów: Rejonowym na Ogrodowej i Okręgowym w Al. Solidarności. Bezpiecznym rozwiązaniem wydaje się też wynajem urządzonego, wydzielonego pokoju biurowego do wyłącznej dyspozycji - korzystanie z sieci LAN i prywatnej, lokalnej drukarki powinno zapewnić wymaganą poufność.

Zatem wszystko w rękach prawników;)